АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР. УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ

Круг обязанностей и полномочий Административного директора / Управляющего делами охватывает множество аспектов, и от того, сколько практических инструментов есть в его арсенале, во многом зависит эффективность деятельности всей компании.

Выбор правильного обучения — это первый шаг к успеху в карьере и личной эффективности.

Хотите выйти на новый уровень в своей профессии / получить новую квалификацию? Вооружиться новыми знаниями и развить навыки их прикладного использования?

Пройдите обучение, получите престижный диплом и откройте двери новых карьерных возможностей!

Среди вопросов программы:

• Как повысить экономичность и эффективность эксплуатации зданий, помещений?
• Как обеспечить бесперебойную работу компании в сложных условиях?
• Какие цифровые инструменты ускорят и оптимизируют работу?  Искусственный интеллект – что и как можно использовать?
• Как планировать работу и бюджет?
• Как с минимальными затратами создать современное и комфортное офисное пространство?
• Как выбрать надежного поставщика, организовать эффективный клининг, логистику и работу склада?
• Как обеспечить согласованность действий административных служб и других отделов предприятия?

Для кого: Административные и исполнительные директора; управляющие делами; заместители по общим вопросам; руководители АХО, другие лица, заинтересованные в повышении своей квалификации или в получении новой квалификации.

ПРОГРАММА

1. Система управления и административного обеспечения в организации. Основные элементы системы управления. Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией. Цели и задачи административного обеспечения. Объекты и инструменты управления Административного директора/Управляющего делами. Типовое положение административной службы. Матрица ответственности. Требования профессиональных стандартов «Специалист административно-хозяйственной деятельности», «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Административный директор/Управляющий делами: основные задачи и должностные функции и компетенции. Что поменялось в требованиях?

2. Контроль и анализ бизнес-процессов. Понятие бизнес-процессов, находящихся в зоне ответственности в зоне Административного директора/Управляющего делами. Технологии оптимизации бизнес-процессов. Оптимизация с помощью технологии SIPOC

3. Оценка эффективности деятельности АХО и выявление резервов ее повышения. Анализ эффективного использования бюджета в АХО. Варианты сокращения затрат для подразделений АХО. Целесообразность и возможности использования услуг сторонних организаций в деятельности АХО. Формирование бюджета административной деятельности.  Классификация затрат для целей принятия управленческих решений. Планирование состава и частоты работ. На чем можно сэкономить в условиях ограниченных ресурсов? Оптимизация затрат.

4. Кросс-функциональное взаимодействие: типы, форматы, уровни. Стратегическое поведение сотрудников административного/ общего отдела. Культура взаимодействия через призму миссии и ценностей компании. Каскадирование целей компании (OKR, OGSM).  Роль Административного директора на разрывы целей в рамках взаимодействия с подразделениями компании. Важность понимания и принятия общих целей компании и их воплощения для каждого подразделения. Управление коммуникациями: принципы, модели, инструменты. Как создать доверительную атмосферу в коллективе и роль административного директора в этом Выявление источников кросс-функциональных затруднений, стратегия и тактика по кросс-функциональному партнёрству. Какие препятствия могут возникнуть? Какие шаги нужно предпринять? Инструменты и технологии для кросс-функционального взаимодействия. Платформы для совместной работы, инструменты управления проектами, хранения и обмена документами, сбора обратной связи. Технологии, способствующие взаимодействию разных подразделений и принятию решений. Как зафиксировать роли и ответственность?  Распределение зон ответственности и ролей в команде Административного директора (матрица RACI). Инструменты контроля исполнения кросс-функциональных договорённостей. Практикум: эффективное собрание кросс-функциональных команд с лидированием Административного директора на примере подготовки корпоративного мероприятия.

5. Цифровые инструменты в работе Административного директора. Системы управления проектами; корпоративные мессенджеры и платформы для общения; Инструменты для управления документами, системы управления отношениями с клиентами, инструменты для видеоконференций; системы аналитики и отчетности. Инструменты для автоматизации рутины. Как применить Искусственный интеллект при верстке презентаций; при разработке должностных инструкций сотрудников, инструкций и стандартов организации; в корпоративной рассылке?

6. Юридическое обеспечение работы административного директора. Договорная работа, в том числе с ресурсоснабжающими организациями. Договоры подрядного типа, на поставку; на техническую эксплуатацию оборудования. Правовые основы привлечения сторонних организаций для обслуживания объекта, выполнения ремонтных работ, контроля технического состояния объекта и инженерных сетей

7. Рекомендации при составлении и заключении договоров. Стороны договора. Типы и виды сторон по договору как субъектов гражданско-правовых отношений. Понятие и виды договоров. Обязательные условия договоров. Структура и содержание договора. Содержание преамбулы договора. Обязательные условия договоров. Дата подписания договора и дата вступления договора в силу. Исполнение договора. Форма и способ исполнения договора. Приложения к договору. Изменение и расторжение договора. Типичные ошибки при составлении договоров.

8. Выбор поставщиков и сервисных компаний. Как повысить качество поставляемых товаров и предоставляемых услуг. Выбор надежного поставщика.  Привлечь стороннего подрядчика или выполнить работы своими силами: что выгоднее? Методики подсчета. Критерий оценки поставщиков. Проведение переговоров.

9. Организация офисных поставок. Управление запасами. Определение потребности в товаре. Планирование офисных поставок. Матрицы АВС и XYZ. Расчет страхового запаса. Плюсы и минусы разных методов закупок.

10. Клининг: организация эффективной работы. Выбор клининговой компании. Что важно учесть в договоре на оказание клининговых услуг? Стандарты и технологии проведения санитарно-гигиенических мероприятий, необходимые ресурсы. Мониторинг процессов уборки, критерии и методы контроля эффективности. Благоустройство территории.

11. Законы и нормы, регламентирующие раздельный сбор мусора. С чего начать? Пошаговый алгоритм организации раздельного сбора мусора. Затраты и доходы от раздельного сбора мусора.

12. Организация транспортного обеспечения. Закрепление автотранспорта за руководителями, структурными подразделениями (жесткое/гибкое). Критерий выбора автотранспортных средств. Контроль деятельности и отчетность автотранспортного подразделения. Особенности работы водителя VIP. Оплата труда и стимулирование водителей. Материальная ответственность водителей. Режим труда и отдыха водителей. Прохождение медицинского осмотра.

13. Общие требования к организации технической эксплуатации. Техническая документация по эксплуатации зданий и сооружений. Эксплуатационная документация длительного хранения.

14. Хозяйственное обслуживание зданий, помещений: техническое обслуживание инженерных систем; уборка и санитарное содержание помещений и территорий; аварийно-диспетчерское обслуживание. Автоматизация контроля работы инженерных систем. Внедрение технических средств экономии ресурсов.

15. Организация ремонтных работ. Организация и контроль проведения технического обслуживания офиса/здания. Планирование ремонтов: система планово-предупредительных ремонтов; виды ремонтов; горизонты планирования и виды планов; порядок документирования ремонтов. Подготовка ремонтных площадок и прилегающей территории. Контроль и качество выполняемых работ.

16. Минимизация потерь в офисе и Бережливый офис (система 5С). Поток создания ценности. Определение ценности деятельности. Виды и источники потерь в офисе. 5С – Бережливый офис.

17. Современный офис. Создание комфортной офисной среды и забота о сотрудниках

18. Инвентаризация: порядок проведения, сложные вопросы. Ответственность должностных лиц за повреждение или утерю материальных ценностей.

19. Организация работы приемной. Оформление приемной и рабочих мест секретарей и персональных ассистентов. Профессиональный прием посетителей. Особенности приема делегаций. Основы делового гостеприимства.

20. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций). Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию. Документирование деловых мероприятий. Организация сервисного обслуживания (фуршет, бизнес-ланч, ужин). Организация культурной программы

21. Организация документооборота в компании. Государственные и локальные нормативные акты по делопроизводству. Понятие и состав реквизитов документов по ГОСТ 7.0.97-2016 – Новое в 2025 году. Построение документооборота организации. Оптимизация схем движения документов. Систематизация и хранение документов. Новое в сроках хранения документов. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к архивному хранению. Экспертиза ценности документов. Выбор способа уничтожения документов и документирование процесса.  

22. Организация работы архива предприятия. Место архива в организационной структуре предприятия и задачи архива. Ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов. Расчет площадей под размещение архива. Правила размещения документов в архиве.

23. Автоматизация документооборота и архива. Нормативное регулирование в области работы с электронными документами. Управление документами предприятия в условиях СЭД. Создание электронного архива. Форматы хранения электронных документов; правила использования и уничтожения.

24. Составление организационно-распорядительных документов (ОРД). Составление должностных инструкций и положений. Документы справочно-информационные. Составление и оформление актов. Составление и оформление протоколов. Распорядительные документы

25. Эффективная деловая переписка. Классификация деловых писем. Структура и композиция делового письма. Особенности переписки с государственными органами власти и управления. Особенности электронной переписки.

26. Основы делового этикета и деловой коммуникации. Деловой этикет и имидж компании. Субординация и этика делового общения. Рабочий день в офисе. Внешний имидж сотрудников компании. Речевой и телефонный этикет. Невербальное общение в деловой сфере.

27. Организация работы административной службы. Организационная структура подразделения. Организация коммуникаций и взаимодействия. Распределение полномочий и ответственности за выполнение задач. Контроль и оценка деятельности службы.

28. Управление мотивацией персонала. Принципы разработки мотивационных схем персонала. Система KPI для руководителя и персонала административной службы.

29. Социально-психологические аспекты работы Административного директора/Управляющего делами. Влияние психологических и физиологических факторов на поведение работников. Способы предупреждения конфликта. Управление конфликтом. Этапы разрешения конфликтных ситуаций. Разрешение производственных конфликтов.

30. Развитие АХО. Этапы развития команды АХО. Роль руководителя и директора АХО на этапах развития компании. Развитие команды АХО как коллектива.

31. Особенности проведения проверок контролирующими (надзорными) организациями. Основные законодательные нормы и требования. Перечень и полномочия органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, уполномоченных на проведение государственного контроля (надзора).

СТОИМОСТЬ ON-LINE ТРАНСЛЯЦИИ:

Для юридических лиц:195 000 тенге.

Для физических лиц: 195 000 тенге.

ОБУЧЕНИЕ ДЛЯ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ стало еще более доступным – ОПЛАТА В РАССРОЧКУ на 4 месяца Быстрое оформление, никаких процентов.

РЕГИСТРАЦИЯ на сайте www.seminar.com.kz;

или по тел. +77172640542; +77172640593 E-mail: conference@seminar.com.kz