1. Обеспечение рабочего дня руководителя (административная, информационная, исполнительная поддержка руководителя):

• Ведение и корректировка графика дня, встречи, подписание документов и деловые поездки; примеры результативных графиков, которые упрощают жизнь руководителя и его помощника.
• Работа со входящей корреспонденцией и звонками; организация взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами;
• Приказы, распоряжения руководителя: оформление, контроль соблюдения сроков исполнения; поиск, обработка и анализ информации, необходимой для принятия решения руководителем; подготовка и анализ отчетных документов для руководителя;
• Проведение первичных переговоров;
• Обеспечение комфортного рабочего места руководителя – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения; обеспечение психологического комфорта начальства;
• Как организовать свою работу в условиях пандемии и ограничений? Как обезопасить работу руководителя и коллег, если Вы работаете в офисе? Меры профилактики.
• Контроль работы личных водителей и охраны руководителя.

2. Реалии времени: как организовать свою работу в условиях удаленной работы? Цифровизация в работе Персонального помощника. Как эффективно организовывать и сопровождать рабочий день «удаленного» руководителя? Как выстроить работу шефа с подчиненными? Возможные средства связи и коммуникаций. Мессенджеры, Skype, Viber, WhatsАРР, чаты, видеозвонки. средства видеоконференций. Индивидуальный чат с руководителем. Проведение онлайн –совещаний, оповещение всех заинтересованных.

3. Ведение делопроизводства и документооборота- что нужно знать Персональному помощнику? Требования к оформлению документов. Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях ПП РК от 31 октября 2018 года № 703. Подготовка и оформление приказов, протоколов, актов, справок, писем. Порядок обработки входящих/исходящих документов. Порядок прохождения внутренних документов. Регистрация документов и контроль исполнения Порядок использования электронной цифровой подписи и обеспечение информационной безопасности. Порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков. Формирование дел. Номенклатура дел. Передача дел в архив.

Что такое электронный документ? Электронная подпись. Хранение электронных документов. Обмен электронными документами.

Ведение делопроизводства и кадровой документации на государственном языке и русском языке.

4. Планирование, организация и координация переговоров, деловых встреч, собраний, совещаний, командировок. Организационные и этические моменты проведения успешных встреч.

• Практическое обустройство приёмной, переговорных комнат;
• Подготовка материалов к совещанию, предоставление необходимых документов к переговорам, сопровождение на встречах и переговорах;
• Протокол встречи и приема делегаций. Правила проведения деловых переговоров на высшем уровне. Основные протокольные мероприятия. Визиты. Правила рассадки. Визитные карточки.
• Национальные особенности партнеров из разных стран. Секреты эффективного взаимодействия. Типичные ошибки коммуникации с зарубежными партнерами. Этикет дарения. Цветы в международном протоколе
• Организация кофе-пауз, обедов;
• Организация командировок руководителя.

5. Подготовка докладов и презентаций для руководителя.

• Подготовка пресс-конференций и PR-мероприятий. Способы подачи и организации материала. Составление текстов выступлений и подготовка слайдов для презентаций.

6. Язык и стиль современных документов.

• Основы документной лингвистики. Основы редактирования текстов.  Основы документной лингвистики. Стилистика русского языка. Основы редактирования текстов. Правила создания текстов документов. Деловая переписка и этикет делового письма.

7. Эффективная коммуникация с руководителем и сотрудниками:

• Мнение руководителя. Какой персональный помощник нужен современному руководителю?
• Как быть проактивным – уметь работать на опережение: предвидеть потребности руководителя, читать между строк, понимать его без лишних вопросов? Вопросы этики и этикета во взаимоотношениях с руководителем; Искусство не создавать напряжения. Как адаптироваться под темперамент босса? Как правильно и деликатно добиваться того, чтобы руководитель конкретизировал поручения?
• Тайм-менеджмент. Как все успевать в условиях многозадачности и нехватки времени?
• Писанные и неписанные правила коммуникаций в коллективе. Эмоциональный интеллект. Разрешение конфликтных ситуаций в офисе. Работа с манипуляциями, агрессией, критикой и претензиями.
• Субординация, взаимоотношения между сотрудниками. Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой среде.

8. Основы телефонного этикета:

• Телефонные стандарты: принятие звонков, переадресация, удерживание линии, прощание; Работа с голосом и интонациями при телефонном общении; Неприятный телефонный разговор: как сохранить самообладание. Работа с жалобами и возражениями по телефону; Частые ошибки в телефонном общении.

9. Дресс-код. Зачем это нужно?

• Имидж работника и его важность в работе; правила делового этикета; Универсальные сочетания в одежде (lookbook дресс-кода); Самопроверка перед началом рабочей смены.